13 Abril 2023

Los hábitos en la transformación digital de las clínicas

Pedro de Ahumada Servant

Profesor del Máster de Dirección y transformación de clínicas de Instituto IDEOD y cofundador de Dental Data. Investigador del proyecto Digipyme y experto en Transformación Digital de Clínicas. Secretario de la Sociedad Española de Dirección y Administración Dental (SEDAD).

En nuestros estudios sobre la transformación digital de las clínicas dentales, siempre hemos identificado seis dimensiones a tener en cuenta en la digitalización de la clínica.

La transformación digital debe ser parte de los objetivos de la clínica y de su planificación estratégica, así como de su cultura y valores organizativos. En cuanto a los valores tecnológicos, son necesarios para afrontar el reto de la transformación, pero no son éstos los de mayor peso (aunque sean los más caros de integrar). La tercera variable es la sociedad consumidora de nuestros servicios dentales, donde destaca la experiencia del cliente, pero no tanto desde la satisfacción. No somos una tienda de ropa, aquí tenemos agujas, sangre y dolor, por lo que la experiencia se basa en la interacción, determinando el nivel en que la clínica utiliza los medios digitales para relacionarse con sus pacientes. La cuarta dimensión hace referencia a la inclusión de componentes digitales a los servicios o a los productos, siendo clave la creación de valor para la personalización de nuestros servicios. Los procesos de gestión del negocio son los referentes a la quinta dimensión. Es importante que desde la dirección de la clínica se valoren las herramientas existentes para transformar aquellos procesos de gestión interna del negocio, que hasta ahora se hacía de forma manual, con vista a la automatización de acciones como la dirección económica. La última dimensión, y la más importante, se basa en tres subdimensiones: la organización, la comunicación y el talento. El equipo de la clínica debe estar capacitado para la digitalización y tener la flexibilidad para adaptarse a los cambios.

La digitalización de la clínica trae consigo nuevas formas de desarrollar el trabajo. La transformación digital exige nuevas habilidades y nuevos hábitos. Y esto último, los hábitos, es la pieza clave en la transformación digital de la clínica dental. Por tanto, no es una cuestión tecnológica sino una cuestión humana.

Cómo trabajar los hábitos en la era digital

Los hábitos son patrones de comportamiento que se adquieren a través de la repetición. Son acciones que se realizan de forma automática, sin que tengamos que pensar en ellos. Los hábitos pueden tener un gran impacto en nuestra vida y en nuestras metas.

Desafortunadamente, el lento ritmo de la transformación de un hábito facilita el retorno al hábito malo. Si comes un alimento poco saludable hoy, la báscula no va a registrar un cambio dramático. Si hoy trabajas hasta tarde e ignoras a tu familia, te van a perdonar. Si aplazas el trabajo de un proyecto para el día siguiente, seguramente encontrarás el tiempo para terminarlo.

Sin embargo, cuando repetimos día a día esos errores que representan apenas el 1%, estamos repitiendo las malas decisiones y duplicando los pequeños errores mediante excusas sin importancia, nuestras acciones acaban por producir resultados compuestos que son realmente tóxicos, convirtiéndose en grandes problemas.

En la identificación de las barreras a superar en la era digital, nos encontramos con los cambios de procesos en los puestos de trabajo generados por la integración de innovaciones digitales. Y en estos cambios es donde los hábitos adquirieron un papel fundamental en la transformación digital de la clínica.

La digitalización exige la adquisición de nuevos hábitos, previos a la adquisición de nuevas habilidades. Tus resultados son los indicadores reactivos de tus hábitos. La cantidad de horas que trabajas posee un indicador reactivo de tus hábitos a la hora de trabajar en el gabinete. El aspecto de tu clínica es un indicador reactivo de tus hábitos de orden y limpieza. Tu conocimiento es un indicador reactivo de tu hábito de estudio.

Si quieres predecir dónde terminará tu clínica o tu profesión en la era digital, todo lo que tienes que hacer es seguir la curva de las pequeñas ganancias y pérdidas y proyectar cómo tus decisiones diarias se comportan a lo largo de los próximos 5 años. Las pequeñas batallas que ganamos a diario son las que definen nuestro futuro digital.

El tiempo digital no se mide en minutos, se mide en acciones (la inmediatez) y ubicaciones (donde quieras); el tiempo digital magnifica el éxito y el fracaso.

Los hábitos son un arma de doble filo, por eso es crucial entender los detalles. Es necesario aprender cómo funcionan los hábitos, diseñarlos de acuerdo con tus preferencias y que seas capaz de evitar eficientemente el lado peligroso de la espada.

Existen muchas teorías y modelos que intentan explicar la manera en que las personas cambian su conducta. Una de las leyes más conocidas en este ámbito es la “Ley del efecto”.

De izquierda a derecha, Sofía Solano, Úrsula Barroso y Pedro de Ahumada, responsables del Máster de Dirección y transformación de clínicas de Instituto IDEOD.

Según esta ley, la probabilidad de que una conducta se repita en el futuro depende de las consecuencias que esa conducta haya tenido en el pasado. Si la conducta ha sido seguida a partir de consecuencias positivas (reforzamiento), es más probable que la persona repita esa conducta en el futuro. Por el contrario, si la conducta ha sido seguida tras consecuencias negativas (castigo), es menos probable que la persona repita esa conducta.

Por lo tanto, si queremos cambiar la conducta de todo el equipo, podemos hacerlo modificando las consecuencias que esa conducta tiene. Si queremos aumentar la probabilidad de que una conducta se repita en el futuro, podemos reforzar con consecuencias positivas. Si queremos disminuir la probabilidad de que una conducta se repita en el futuro, podemos castigarla con consecuencias negativas.

Así pues, la ley del efecto sugiere que las personas tienden a repetir las conductas que son seguidas por consecuencias agradables o deseables (los retos de aprendizaje) y tienden a evitar las conductas que son seguidas por consecuencias desagradables o indeseables (falta de comunicación entre las áreas de la clínica).

Por lo tanto, para cambiar la conducta de una persona, podemos modificar las consecuencias que esa conducta tiene, empezando por nuevos hábitos que motiven el cambio, por ejemplo:

Hábito del aprendizaje continuo: el aprendizaje continuo ayuda a mantenerse actualizado y a desarrollar nuevas habilidades para adaptarse a los cambios en el trabajo. Esta formación hay que dirigirla a todo el equipo, no solo a los dentistas.
Hábito de la comunicación efectiva: la comunicación efectiva ayuda a construir relaciones más sólidas y resolver conflictos de manera más eficaz. Seamos activos y no reactivos: nuestros equipos se han acostumbrado a apagar fuegos, no a evitarlos.
Hábito de establecer objetivos: establecer objetivos claros y alcanzables ayuda a mantenerse enfocado y motivado.
Hábito de la colaboración: trabajar en equipo y colaborar con los demás puede mejorar la creatividad, la productividad y el bienestar en el trabajo.
Hábito de la resolución de problemas: la habilidad para resolver problemas es crucial para enfrentar los desafíos y adaptarse a los cambios.
Hábito del pensamiento crítico: el pensamiento crítico ayuda a tomar decisiones informadas y a resolver problemas de manera efectiva.
Hábito de la gestión del tiempo: la buena gestión del tiempo puede ayudar a reducir el estrés y aumentar la productividad.
Hábito de la empatía: la empatía ayuda a construir relaciones más sólidas y a comprender mejor las necesidades de los demás.
Hábito de la creatividad: la creatividad ayuda a encontrar nuevas soluciones y enfoques para los desafíos que se presentan en el trabajo.

En el contexto de la transformación digital de las clínicas dentales, los hábitos pueden ser la clave para la adopción exitosa de nuevas tecnologías de diagnósticos o de tratamiento, así como las de liderazgo y dirección. Al establecer hábitos saludables en la forma en que se utilizan las tecnologías, las clínicas pueden asegurarse de que sus empleados adopten nuevos procesos de trabajo y herramientas digitales de manera efectiva y eficiente.

La digitalización genera cambios que necesitan ser planificados a través de la creación de un plan que puede ayudar a utilizar los hábitos para impulsar la transformación de los procesos y obtener un equipo más talentoso a través de los siguientes pasos:

Analizar las habilidades actuales del equipo: antes de poder desarrollar nuevas tareas para el equipo, es importante conocer sus habilidades y fortalezas actuales. Evalúa las habilidades individuales de cada miembro del equipo y piensa en cómo podrían aplicar esas habilidades en nuevas tareas.
Identificar las necesidades del negocio: es importante entender cuáles son las necesidades del negocio y cómo el equipo puede contribuir a alcanzar esos objetivos. Identifica las áreas en las que el equipo podría mejorar o las nuevas habilidades que se necesitan para impulsar el negocio hacia adelante.
Crear un plan de desarrollo: una vez que se hayan identificado las necesidades del negocio y las habilidades actuales del equipo, crea un plan de desarrollo que incluya nuevas tareas y responsabilidades para cada miembro del equipo. El plan debe ser realista y adaptado a las habilidades y fortalezas individuales de cada miembro.
Proporcionar capacitación y recursos: para que el equipo pueda realizar con éxito las nuevas tareas, puede ser necesario proporcionar capacitación y recursos adicionales. Asegúrate de que el equipo tenga acceso a los recursos que necesitan para aprender y crecer en sus nuevas responsabilidades.
Fomentar la colaboración y el trabajo en equipo: a medida que el equipo adquiere nuevas habilidades y asume nuevas responsabilidades, es importante fomentar la colaboración y el trabajo en equipo. Ayuda a los miembros del equipo a trabajar juntos y apoyarse mutuamente en sus nuevas tareas.
Ofrecer retroalimentación y reconocimiento: finalmente, asegúrate de ofrecer retroalimentación regular y reconocimiento a los miembros del equipo a medida que aprenden y crecen en sus nuevas tareas. Reconocer su trabajo duro y su progreso puede ayudar a motivarlos a seguir mejorando.

Siguiendo estos pasos, podrás desarrollar nuevas tareas para tu equipo y ayudar a cada miembro a alcanzar su máximo potencial, lo que llevará a un equipo más talentoso y exitoso en el futuro.

Estas palabras de O´Reilly (2017, p. 93) concluyen bastante bien la tesis que hemos querido desarrollar hoy: “Una clave para entender el futuro es darse cuenta de que, como el conocimiento previo está siempre incrustado en cualquier herramienta, se necesita un saber diferente para poder usarla y otro más para desarrollarla”.

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