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29 Octubre 2021

Cómo transformar tus modelos de documentos en papel en modelos digitales y eliminar el papel de la clínica


Rafael García Barbero, CEO y fundador de Clinisoft y gestiona Docs.Rafael García Barbero, CEO y fundador de Clinisoft y gestiona Docs.
Varios centenares de clínicas ya han conseguido trabajar con documentos digitales y olvidar las labores de archivo, gracias al gestor documental con firma electrónica gestionaDocs. Esta aplicación destaca por su versatilidad, seguridad y sencillez de uso, permitiendo que los profesionales ganen en eficiencia e implanten el modelo de “clínica sin papeles”.

¿En qué consiste el gestor documental gestionaDocs? 
Su definición es la de un generador de modelos digitales de documentos, con firma electrónica y gestor documental, que permite gestionar tanto la documentación que produce una clínica como la de terceros. Nuestro objetivo es facilitar a las clínicas un software que permita trabajar sin papeles con una visión integral; es decir, cubre todos los procesos: administrativos, laborales, contratos de servicios, pólizas de seguros, proveedores y, por supuesto, todos los relativos a los pacientes: protección de datos, cuestionarios de salud, consentimientos informados, presupuestos, historiales, garantías, recibos de pago... Contar con un gestor documental como gestionaDocs ahorra tiempo y dinero y permite que el profesional se centre realmente en la atención al paciente.
gestionaDocs es un software válido para absolutamente todas las clínicas, porque todas las consultas tienen un problema con la documentación en papel que generan y archivan. La digitalización en odontología se está produciendo en los gabinetes, pero no en los procesos de oficina, y ahí gestionaDocs es un gran aliado. Conocemos muy bien el sector odontológico y sabemos que en torno a un paciente se pueden producir entre 6 y 10 documentos, que tiene como resultado una cantidad enorme de papeles. Nuestra propuesta con gestionaDocs es generar todos los documentos en formato digital, ayudando así a ser más eficientes y a eliminar el papel por completo de la clínica. 

¿Cómo se utiliza gestionaDocs en las clínicas?
La aplicación se puede utilizar en recepción, salas de espera, el área de administración y desde los gabinetes, porque en todos estos espacios se genera documentación. Ahora bien, con esta aplicación conseguimos que mayoritariamente se emplee en tareas de recepción o administración, porque el criterio es que el dentista no pierda tiempo en esta parte. Es muy sencillo: el paciente llega a la consulta, se le facilita la tableta para que rellene sus datos, automáticamente ya le aparecen su protección de datos y su cuestionario de salud para que los firme. Desde el primer minuto estamos ahorrando tiempo. Como es un software totalmente personalizable y versátil, cada clínica incorpora los documentos que considera necesarios, tanto los relativos a pacientes como los de los empleados, tipo nóminas o contratos, ayudando así a la consulta al mejor cumplimiento de la normativa. Es más, tenemos la posibilidad de elegir qué documentos están previamente firmados por los facultativos responsables de los tratamientos u otras personas de la clínica para ganar tiempo. 

¿Puede convivir este software con otros programas de gestión que tenga la clínica?
Hemos desarrollado una impresora virtual para que los documentos de los programas de gestión o de cualquier tipo se puedan enviar y archivar en gestionaDocs, con la opción de firmarlos, si es necesario. Es un sistema abierto y completamente personalizable y nosotros le ayudamos a configurarlo a su medida.


¿Qué seguridad ofrece en cuanto al cumplimiento de la normativa de protección de datos, encriptado y firma electrónica?
gestionaDocs cuenta con un sistema de firma electrónica avanzada, por el cual se firma con datos biométricos, que son capaces de identificar al firmante de manera única. Esa firma se vincula a un único documento y utilizamos un certificado digital de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, y un sello de tiempo para garantizar una firma legal y disponer de un medio de prueba admitido en caso de litigio. No hay espacio para dudas. Además, en las comunicaciones por correo electrónico facilitamos un sistema de correo encriptado, que incorpora acuse de recibo y acuse de apertura, lo que nos permite disponer también de un medio de prueba del cumplimiento del deber de informar al paciente. 

¿Qué ahorro de tiempo y costes supone trabajar con gestionaDocs?
El tiempo varía mucho en función de la estructura de la clínica. Tenemos clientes con 14 gabinetes, con una tableta en cada despacho, pero también otras de uno o dos gabinetes. Lo importante es que cada empleado de la clínica se dedique a su labor de la manera más eficiente.El ahorro de tiempo es indudable e inmediato; es un sistema tan sencillo que en unas horas ya está implementado en la clínica. gestionaDocs se lanzó en 2018 y ya han confiado en él más de 300 clínicas de toda España. 

¿Qué tecnología necesita la clínica?
Hasta ahora la aplicación funciona en el entorno Apple y la clínica únicamente necesita un Ipad y un Apple Pencil (lápiz óptico con el que se obtienen los datos biométricos del firmante). Hemos optado por Apple por la calidad, pero a corto plazo también podrá utilizarse en tabletas Android.
Estamos en continua mejora y se trabaja en la digitalización de las historias clínicas, el acceso del paciente en remoto solo a los documentos que la clínica determine y su firma también en remoto, una agenda online, un sencillo módulo de gestión, etc.

¿Qué valoran los clientes de gestionaDocs?
La garantía de una empresa como Clinisoft es muy importante. Este año cumplimos 25 años de servicios a la odontología. De la aplicación se valora la sencillez, la total versatilidad, el importante ahorro económico y la tranquilidad de saber que estás cumpliendo toda la normativa de manera sencilla y segura. 

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Pedro de Ahumada. Director de RRII de IDEO y profesor del Máster de Dirección de Clínicas Dentales.


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