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02 Marzo 2023

Formalidades comunicativas en el ámbito odontológico: aspectos técnicos y legales


Dr. Diego Rodríguez Menacho Dentista, abogado y secretario del Colegio de Dentistas de Cádiz y del Consejo Andaluz de Colegios de Dentistas.Dr. Diego Rodríguez Menacho Dentista, abogado y secretario del Colegio de Dentistas de Cádiz y del Consejo Andaluz de Colegios de Dentistas.

Establecer un título para recoger todas las ideas que quiero exponer en el presente artículo ha sido bastante complicado. Siempre me he planteado que, en la profesión dental, en el día a día, surgen muchos interrogantes que tienen un nexo en común, que no es otro que la comunicación. ¿Debo siempre comunicarme con la Administración Pública de forma telemática con certificado digital? ¿Cómo debo dirigirme a un compañero para derivar a un paciente? ¿Y al Colegio para responder a un requerimiento? ¿Cómo tengo que comunicarme con un paciente? Muchos interrogantes, algunas respuestas y no pocos problemas genera la materia. Nunca olvidemos que somos sanitarios, pero, ante todo, universitarios, por lo que nuestras comunicaciones tienen que ser exquisitas tanto en las formas como en el fondo. Por favor, que nadie se ofenda si lo que explico es elemental.


Además de la acción propia de la comunicación, entendida como una transmisión de señales mediante un código común al emisor y al receptor (comunicaciones del dentista con otro dentista, con un paciente, con el Colegio o con la Administración Pública, por ejemplo), en el presente artículo será necesario hacer uso de una normativa específica. A todo ciudadano le suena la normativa en materia de protección de datos, o al menos que debe acatarla, por lo que el dentista no está exento de ello. Lo mismo hemos de decir de aquella normativa que tiene por objeto regular los requisitos de validez y eficacia de los actos administrativos y el procedimiento administrativo común a todas las Administraciones Públicas. Pues vamos a adentrarnos en cada una de ellas (lo justo y necesario, que nadie se asuste).

En relación a la protección de datos, la normativa vigente la conforman el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (Reglamento general de protección de datos, para los amigos y conocidos), cuyo ámbito de aplicación en todo el Espacio Económico Europeo; y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, que es una norma estatal. El espíritu y finalidad de ambas es: (i) establecer las normas relativas a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de los datos personales y las normas relativas a la libre circulación de tales datos; y (ii) proteger los derechos y libertades fundamentales de las personas físicas y, en particular, su derecho a la protección de los datos personales. Por tanto, nosotros como dentistas que hacemos uso de datos relativos a la salud física de una persona física, incluida la prestación de servicios de atención sanitaria, que revelen información sobre su estado de salud, debemos ser especialmente escrupulosos. La normativa española establece la obligatoriedad de designar un delegado de protección de datos en los centros sanitarios legalmente obligados al mantenimiento de las historias clínicas de los pacientes, como son las clínicas dentales, con la salvedad de aquellos que “ejerzan su actividad a título individual” (dentista tradicional con su sillón y auxiliar). Este párrafo es solo una pincelada sobre la materia, que es muy, pero que muy amplia.

Otra normativa a destacar es aquella relativa a la comunicación con las Administraciones Públicas, donde la estrella es la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Como reza en su art. 16.1, cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a estos. Pensemos en presentar un escrito para la renovación de la autorización de funcionamiento de la clínica dental, la presentación del IRPF que se hace con periodicidad anual ante la Agencia Tributaria, y muchos otros trámites. Pues bien, el art. 14.2 de la meritada ley establece que quienes ejerzamos una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria (dentista, abogado, médico, procurador, etc.), para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional (como los citados con anterioridad), estamos obligados a relacionarnos a través de medios electrónicos, haciendo uso, por ejemplo, del certificado digital, que simplemente es un archivo digital que contiene nuestros datos identificativos, permitiéndonos identificarnos en internet e intercambiar información con otras personas y organismos con la garantía de que solo nosotros y el destinatario pueden acceder a ella. Es como si fuéramos personalmente ante la Administración Pública exhibiendo al funcionario nuestro DNI (y sin la complicación de la cita previa, que es un trámite harto tedioso).

El principal sistema para comunicarnos con la Administración Pública, es decir, realizar una presentación inicial o de trámite, es la Red SARA (acrónimo de “Sistemas de Aplicaciones y Redes para las Administraciones”). Se trata de un conjunto de infraestructuras de comunicaciones y servicios básicos que conecta las redes de las Administraciones Públicas españolas e Instituciones Europeas facilitando el intercambio de información y el acceso a los servicios. A través de ella podemos presentar escritos ante un ministerio, una delegación territorial o provincial de una determinada Comunidad Autónoma, un Ayuntamiento, etc. Se accede principalmente mediante la identificación con certificado digital (persona física o representante de persona jurídica), aunque también es posible con otros sistemas como el DNI electrónico (para lo que se necesita un lector de tarjetas donde introduciremos el carnet) o Cl@ve (donde te enviarán un código al teléfono móvil que has de introducir en el correspondiente campo). A partir de ahí, aparece como una instancia, con un membrete con nuestros datos, donde debemos cumplimentar un expone (donde realizamos una sucinta exposición) y un solicita (donde se describen nuestras pretensiones) (fig. 1). 

Como ventaja, este sistema permite adjuntar archivos, como una solicitud más detallada u otros documentos (pago de tasas, facturas, etc.). El formato de los ficheros permitidos es de lo más variado (pptx, jpg, jpeg, txt, xml, xsig, xlsx, odg, odt, ods, pdf, odp, png, svg, tiff, docx, rtf) aunque el formato estrella es pdf. En relación a la aportación de archivos, debemos tener en cuenta las siguientes limitaciones: (i) el tamaño máximo por fichero es de 10 Mb; (ii) el tamaño máximo del conjunto de ficheros adjuntos, es decir, la sumatoria de todos, es de 15 Mb; y (iii) el número máximo de documentos a adjuntar es de 5. En el caso de que la solicitud, escrito o comunicación incluya documentación anexa que supere los límites establecidos (bien por el número de documentos anexos, bien por el tamaño de los mismos) se puede realizar una segunda presentación (asiento registral) con el resto de información indicando en el asunto del mismo la referencia al número de registro del primero (fig. 2),

No obstante, en caso de que no sea posible realizar la presentación por dicha vía, existen otras muchas, bien generales para cualquier trámite, bien específicas. Como siempre haciendo un guiño al caso andaluz, traigo la Presentación Electrónica General de la Junta de Andalucía, que tiene una apariencia muy similar a la estatal (fig. 3). 


Pasamos ahora a ofrecer unos consejos a la hora de comunicarnos por correo electrónico. Os puedo garantizar que, si se acatan a rajatabla, el trámite que iniciemos tendrá un feliz desenlace.

  • El asunto debe ser como el titular de una noticia periodística: debe sintetizar el contenido del correo electrónico.
  • Debemos indicar en los correos electrónicos un saludo, un texto o cuerpo del correo, una despedida y una firma (identificarse simplemente, nombre y apellidos). Aunque lo dicho parece básico, más propio de párvulo, la práctica forense me dice que se erra mucho al respecto (correos sin identificación o con un asunto que no dice nada). Que se cuele al final un “Enviado desde iPhone” o “Enviado desde Outlook para iOS” no queda estético, sino es más propio de haber escrito en la parada esperando el bus o haciendo la cola en el super.
  • El texto o cuerpo del correo debe ir separado por párrafos, según las ideas que se quieran trasladar, bien organizados, siguiendo un hilo conductor. Debemos mostrar seriedad, formalidad y rigor, y ello requiere un ordenador (difícil desde el móvil) y el uso de algo de tiempo (no estaríamos perdiendo el tiempo, sino invirtiéndolo).
  • Evitar escribir un texto en mayúscula, queda ordinario, es una falta de consideración hasta tal punto que en el lenguaje informático significa gritar. Además, existe una leyenda urbana, bastante asentada en los que superan la cincuentena, que es pensar que las mayúsculas no se tildan. Pues andan equivocados, y la propia RAE lo atribuye a que en las antiguas máquinas de escribir mecánicas no se permitían situar limpiamente la tilde sobre las mayúsculas.
  • Al redactar, hay que evitar las faltas de ortografía, hacer uso de las comas y los puntos, del signo de apertura de interrogación y exclamación (en inglés o en los antiguos sms no se usan, pero en español sí), no usar “en plan”, y un largo etcétera.
  • Si queremos adjuntar documentación, debemos hacer uso del archivo PDF, bien porque ya tenga ese formato, o bien porque se ha escaneado así los documentos. Es importante hacerlo con un escáner, no siendo válidas las aplicaciones móviles de escaneado. Cada vez que veo un PDF con el documento que parece arrugado como si surfeara sobre una ola, con una nota al final “Escaneado con CamScanner” me hierve la sangre, no por mí, sino por el destino que tendrá el documento. Imaginad cuando forma parte de un procedimiento judicial, qué pensará el Letrado de la Administración de Justicia o LAJ (antiguo Secretario Judicial), el Juez o Magistrado. Es poco serio.
  • Cuando los datos o documentos superan cierto peso y no puedan comprimirse (el formato ZIP es el ideal para comprimir), como imágenes fotográficas de gran calidad o un TAC/CBCT, no pueden ir como adjuntos, por lo que es necesario hacer uso de una nube (WeTransfer, Dropbox, iCloud, etc.). Se generará un enlace que podrá ir en el cuerpo del correo y permitirá al destinatario descargarlo.
  • Cuando las comunicaciones versan de una determinada temática y van a ser duraderas en el tiempo (ejemplo, cliente-letrado, que puede alargarse años), es muy útil el uso de cadenas de correos, donde emisor y receptor responden al último correo de la cadena, pudiendo recuperar en un momento los antecedentes del caso. Hacer uso de WhatsApp, de forma única o simultánea con el correo, dispersa la información y perjudica a las partes implicadas.
  • Si las comunicaciones se hacen dirigidas a una entidad de la que disponemos un correo corporativo, debemos hacer uso de ellas, porque es la única forma que tiene el receptor de verificar que el emisor pertenece a la entidad (Universidad, Administración Pública, etc.). 
  • Si se hace uso del correo personal para un asunto con cierta seriedad y no nos encontramos en los ejemplos anteriores, como contactar con un paciente o un compañero, debemos desechar aquellas cuentas de correo grotescas (sumorenito19, anaconda77, o similares). 
  • Verificar que la cuenta del destinatario es correcta. Yo lo hago, mínimo, tres veces. Pensemos que, si nos equivocamos, los datos que enviamos van a un destinatario desconocido. Si encima está protegido con contraseña, mejor que mejor.
  • No está de más dar acuse de recibo al emisor del correo con un simple gesto: respondiendo al correo indicando que se ha recibido. Ni qué decir de la olvidada palabra “gracias”.

Pues teniendo en cuenta la normativa expuesta con anterioridad, intento sistematizar el amplio cajón de sastre que tengo en la cabeza con multitud de canales de comunicación, haciendo una breve reseña a los Colegios Profesionales, que son Corporaciones de derecho público, amparadas por la Ley y reconocidas por el Estado, con personalidad jurídica propia y plena capacidad para el cumplimiento de sus fines (la ordenación del ejercicio de las profesiones, la representación institucional exclusiva de las mismas, la defensa de los intereses profesionales de los colegiados y la protección de los intereses de los consumidores y usuarios de los servicios de sus colegiados). Por tanto, hay que ser serios cuando se dirige a un Colegio Profesional para cualquier trámite, como comunicar un cambio de domicilio profesional o atender a un requerimiento de la Comisión Deontológica. Es más, el Colegio Profesional necesita escritura para poder cumplir la normativa de transparencia y en la elaboración de la Memoria Anual.

Igual (o más) cuidadosa debe ser la establecida con los pacientes, y peligroso el uso del WhatsApp. Considero (y es solo mi simple opinión) que debe reservarse para solicitar, modificar o anular una cita, pero en absoluto para enviar datos de la historia clínica, fotografías, recetas y otros datos de especial protección. Para estas cuestiones, es necesaria la presencialidad del paciente en la clínica dental.

En relación con las comunicaciones con compañeros también debemos tener en consideración que necesitamos el consentimiento expreso del paciente. Pensemos en una derivación a un especialista de un paciente (a modo de ejemplo, un endodoncista), al que hay que remitir un breve relato por escrito al compañero y aportar pruebas diagnósticas (como una prueba radiológica). Se hará preferentemente por correo electrónico, con cifrado si es posible, y usando un lenguaje adecuado porque nunca se sabe dónde puede terminar. Siguiendo el ejemplo, pensemos que hacemos la posterior reconstrucción y el diente se fractura a los pocos meses, exigiendo el paciente explicaciones, bien ante el Colegio o Consumo, bien ejerciendo su derecho a la tutela judicial efectiva (acudiendo al juzgado mediante la interposición de una demanda).

Lo mismo se ha de decir con las que se realizan con un abogado cuando se le ha realizado un encargo y debamos comunicarnos con él. Debemos pensar que debe cumplir el secreto profesional cuando le comunicamos algo, por lo que debemos hacer un ejercicio de confianza y contar lo inconfesable, como si de un cura se tratara (o cualquier otro ministro de culto). El sistema de cadena de correos explicado con anterioridad es muy interesante para este tipo de relaciones que suelen durar no ya meses, sino incluso años. Al igual que nosotros disponemos de una historia clínica mediante la cual podemos conocer lo realizado hace años, el abogado debe disponer de una mínima organización de los asuntos que lleva, máxime cuando son nuestros intereses los que defiende.

Peligrosa es la comunicación de presuntos abogados de pacientes: nunca jamás de los jamases se procederá a una comunicación con alguien que dice ser el representante, el asistente o el abogado de un paciente. Solo ofreceremos información y/o acceso a una copia de la historia clínica al paciente; y solo en el supuesto de que sea menor de edad o discapacitado, a su representante legal (padre, madre o tutor legal). Ante la duda, consultar con la Asesoría Jurídica de tu Colegio, que te asesorarán al respecto porque cada caso es un mundo (aportan un DNI del paciente, un poder notarial y un largo etcétera de casuística). 

Para culminar el artículo una pequeña dedicatoria a alguien muy especial que acaba de dejar la función pública: la Prof. M.ª Dionisia Martínez Olmos. Una granadina que me acompañó desde 3º de la ESO (no soy tan mayor... aunque procedía de 8º de EGB) hasta 2º de Bachillerato LOGSE como docente de Biología. Supo transmitirme tanto su amor por la disciplina como por su tierra, tanto que estudié Odontología en la Universitas Granatensis. Disfruta de tu jubilación que te lo mereces, máxime cuando has sido una fiel cumplidora del mandato constitucional recogido en el artículo 103.1 de la Carta Magna, que para los legos en Derecho, su literalidad es esta: “La Administración Pública (a través de su personal, obviamente) sirve con objetividad los intereses generales y actúa de acuerdo con los principios de eficacia”. Dura lex, sed lex.

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